Bayangkan dua perusahaan yang sama-sama memiliki sertifikat halal HATEC Edu. Yang pertama menjaga bahan dan prosesnya dengan tertib. Yang kedua mengganti bahan sesuka hati ketika stok habis. Perbedaan keduanya terletak pada ada atau tidaknya sistem. Di Indonesia, sistem itu dikenal sebagai Sistem Jaminan Produk Halal, atau SJPH.
Apa itu SJPH?
SJPH adalah rangkaian kebijakan, prosedur, dan praktik yang diterapkan perusahaan untuk memastikan produk tetap memenuhi ketentuan halal secara berkelanjutan. Sertifikat menjadi hasilnya, sedangkan SJPH adalah mesin yang menjaganya.
Elemen-elemen yang umumnya dibahas
Secara garis besar, kriteria SJPH mencakup hal-hal berikut:
Kebijakan halal. Komitmen tertulis manajemen untuk menghasilkan produk halal.
Tim manajemen halal. Orang-orang yang diberi tugas dan wewenang yang jelas.
Pelatihan. Karyawan dibekali pemahaman sesuai perannya.
Bahan. Prosedur memilih, menyetujui, dan membeli bahan.
Produk. Penjagaan agar nama, bentuk, dan komposisi produk sesuai ketentuan.
Fasilitas produksi. Kebersihan dan pengaturan agar tidak terjadi kontaminasi.
Prosedur aktivitas kritis. Langkah tertulis untuk tahap yang berpengaruh pada kehalalan.
Ketertelusuran. Kemampuan menelusuri produk jadi hingga bahan asalnya.
Penanganan produk tidak sesuai. Apa yang dilakukan jika terjadi penyimpangan.
Audit internal. Pemeriksaan berkala oleh perusahaan sendiri.
Kaji ulang manajemen. Evaluasi menyeluruh untuk perbaikan berkelanjutan.
Mengapa dokumentasi begitu ditekankan
Dalam sistem halal, hal yang tidak tercatat dianggap sulit dibuktikan. Catatan pembelian, penerimaan, produksi, dan pembersihan menjadi bukti bahwa prosedur benar-benar dijalankan.
Tips menerapkan tanpa membuat tim kewalahan
Mulailah dari prosedur yang paling berdampak, yaitu seleksi bahan dan pengendalian perubahan. Gunakan formulir sederhana yang mudah diisi. Sistem yang rumit tetapi tidak dijalankan lebih berbahaya daripada sistem sederhana yang konsisten.
Gambaran penerapan dari penerimaan bahan sampai produk jadi
Misalkan sebuah usaha roti menerima tepung, ragi, dan perisa dari beberapa pemasok. Pada penerimaan, petugas memeriksa nama bahan, pemasok, dan dokumen pendukung, lalu mencocokkannya dengan daftar bahan yang telah disetujui. Bahan yang sesuai disimpan dengan label jelas. Saat produksi, alat dibersihkan sesuai prosedur dan penggunaan bahan dicatat. Di akhir proses, produk diberi kode batch sehingga dapat ditelusuri kembali. Begitulah SJPH bekerja: sederhana, berurutan, dan berbasis catatan.
Latihan ketertelusuran
Cara mudah menguji sistem Anda adalah memilih satu produk jadi, lalu mencoba menelusuri bahan penyusunnya hingga ke pemasok dan dokumen pendukungnya. Jika proses ini lancar, sistem Anda sehat. Jika macet di tengah jalan, Anda sudah menemukan titik yang perlu diperbaiki.
Audit internal yang bermanfaat
Audit internal bukan mencari kesalahan orang, melainkan menemukan celah sebelum auditor eksternal melihatnya. Lakukan secara berkala, gunakan daftar periksa sederhana, dan libatkan orang yang tidak terlibat langsung dalam area yang diaudit agar penilaiannya segar. Hasilnya dibahas bersama dan ditindaklanjuti dengan batas waktu yang jelas.
Kaji ulang manajemen
Setidaknya sekali dalam periode tertentu, pimpinan perusahaan perlu duduk bersama tim untuk mengevaluasi jalannya sistem: apa yang berjalan baik, apa yang sering menyimpang, dan sumber daya apa yang dibutuhkan. Pertemuan ini sekaligus menunjukkan komitmen manajemen kepada seluruh karyawan.
Menyesuaikan dengan skala usaha
Usaha kecil tidak perlu meniru dokumen perusahaan besar. Yang penting, setiap elemen sistem ada dan berfungsi. Prosedur satu halaman yang dijalankan setiap hari lebih bernilai daripada buku panduan tebal yang tersimpan di lemari.
Menumbuhkan kepemilikan di seluruh tim
Sistem akan bertahan lama jika setiap orang merasa memilikinya. Libatkan karyawan saat menyusun prosedur, dengarkan masukan mereka tentang bagian yang sulit dijalankan, lalu sempurnakan. Prosedur yang lahir dari kebutuhan lapangan biasanya lebih realistis dan lebih mudah dipatuhi dibanding aturan yang hanya turun dari atas tanpa penjelasan. Dengan cara ini, SJPH tumbuh menjadi kebiasaan harian yang dipahami semua orang, mulai dari staf gudang sampai pimpinan, bukan sekadar dokumen yang disiapkan menjelang audit.
SJPH sebaiknya dipandang sebagai budaya kerja, bukan beban administrasi. Program Introduction of SJPH Criteria di IHATEC E-Learning dirancang untuk membantu Anda memahami kriteria tersebut dengan bahasa yang runtut.